Sachsen: Sächsisches Beamtengesetz (SächsBG): 117 Aufbewahrung

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Abschnitt 6
Rechtliche Stellung im Beamtenverhältnis
Unterabschnitt 4
Personalaktenrecht

§ 117 Aufbewahrung 

(1) Personalakten sind nach ihrem Abschluss von der personalaktenführenden Behörde fünf Jahre aufzubewahren. Personalakten sind abgeschlossen,

1. wenn der Beamte ohne Versorgungsansprüche oder ohne Ansprüche auf Altersgeld aus dem öffentlichen Dienst ausgeschieden ist, mit Ablauf des Jahres der Vollendung des 67. Lebensjahres, in den Fällen von § 24 Absatz 1 des Beamtenstatusgesetzes und § 10 des Sächsischen Disziplinargesetzes jedoch erst, wenn mögliche Versorgungsempfänger nicht mehr vorhanden sind,
2. wenn der Beamte ohne versorgungsberechtigte Hinterbliebene verstorben ist, mit Ablauf des Todesjahres,
3. wenn nach dem verstorbenen Beamten versorgungsberechtigte Hinterbliebene vorhanden sind, mit Ablauf des Jahres, in dem die letzte Versorgungsverpflichtung entfallen ist.

(2) Unterlagen über Beihilfen, Heilfürsorge, Heilverfahren, Unterstützungen, Erholungsurlaub, Erkrankungen, Umzugskosten, Reisekosten und zum Trennungsgeld sind fünf Jahre nach Ablauf des Jahres, in dem die Bearbeitung des einzelnen Vorgangs abgeschlossen wurde, aufzubewahren. Unterlagen, aus denen die Art einer Erkrankung ersichtlich ist, sind unverzüglich zurückzugeben oder zu vernichten, wenn sie für den Zweck, zu dem sie vorgelegt worden sind, nicht mehr benötigt werden. Arzneimittelverordnungen im Sinne des § 1 des Gesetzes über Rabatte für Arzneimittel sind so lange aufzubewahren, bis sie für eine Prüfung durch Treuhänder gemäß § 3 des Gesetzes über Rabatte für Arzneimittel nicht mehr benötigt werden, längstens jedoch für die Dauer von zwei Jahren nach der Geltendmachung der Abschläge gegenüber den pharmazeutischen Unternehmern. Zahlt das pharmazeutische Unternehmen die Abschläge nicht innerhalb von zwei Jahren nach Geltendmachung, können die Belege längstens bis zu einer Dauer von zwei Jahren nach dem rechtskräftigen Abschluss eines hierüber geführten Verfahrens aufbewahrt werden.

(3) Versorgungsakten sowie Alters- und Hinterbliebenengeldakten sind zehn Jahre nach Ablauf des Jahres, in dem die letzte Versorgungs-, Alters- oder Hinterbliebenengeldzahlung geleistet worden ist, aufzubewahren; besteht die Möglichkeit eines Wiederauflebens des Anspruchs, sind die Akten 30 Jahre aufzubewahren.

(4) Die Personalakten werden nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist vernichtet, sofern sie nicht von einem Archiv des Freistaates Sachsen oder einem Archiv einer der Aufsicht des Freistaates Sachsen unterstehenden juristischen Person des öffentlichen Rechts übernommen werden.63